Vastgoedsturing gemeente Haarlemmermeer

De gemeente Haarlemmermeer stond voor de uitdaging om meer inzicht en grip te krijgen op haar vastgoedportefeuille, en daarnaast de invoering van een kostprijsdekkende huursystematiek. Een uitdagende opgave gezien de zeer diverse gebouwde portefeuille van circa 250 panden. Rondmakers heeft Haarlemmermeer gedurende dit proces ondersteund met de inbreng van kennis, expertise en pragmatisch inzicht. Dit heeft geleid tot zicht op de doeltreffende en doelmatige inzet van het vastgoed van de gemeente Haarlemmermeer.

Probleemstelling

In een onderzoek door de Rekenkamer Commissie werd geconstateerd dat de gemeente Haarlemmermeer, door het gebrek aan een samenhangend beleidskader voor en adequate managementinformatie over de prestaties van maatschappelijk vastgoed, onvoldoende zicht had op de doeltreffende en doelmatige inzet van haar vastgoed. De gemeente stond daardoor mede voor de uitdagingen om de vastgoedadministratie op orde te brengen, de kwaliteit van vastgoedinformatie te verbeteren en gegevens van panden binnen de gemeentelijke vastgoedportefeuille op een overzichtelijke wijze weer te geven.

Aanpak

Bovenstaande probleemstelling sluit naadloos aan op de dienstverlening van Rondmakers. Onze kracht zit in het verbinden van partijen en dat was bij deze casus leidend. Vanuit dit gegeven hebben wij een plan van aanpak opgesteld.

Stap 1: Basis op orde

Onderverdeling panden naar deelportefeuilles en taakverantwoordelijkheden
Binnen de portefeuille was geen duidelijk onderscheid tussen kern en niet-kern vastgoed, alsmede een eenduidige structuur in de onderverdeling van panden naar (deel)portefeuilles en taakverantwoordelijkheden. Door hier een eenduidige structuur in aan te brengen ontstond een duidelijk kader waar vanuit de portefeuille verder geoptimaliseerd kon worden.

Eenduidige vastgoedadministratie
De vastgoedadministratie bevond zich op verschillende abstractieniveaus bij zowel vastgoed als financiën (op pand en/of deelportefeuilleniveau). Het op een gelijk niveau brengen van de vastgoedadministratie was een essentiële stap voor het verkrijgen van inzicht en overzicht ten aanzien van de prestatie van de vastgoedportefeuille.

Controleren en valideren van de vastgoedinformatie
Voor de gehele portefeuille is de informatie per locatie gevalideerd. Dit is deels in workshopvorm met de taakverantwoordelijke medewerkers gedaan. Valide data is essentieel voor het verkrijgen van zinvolle inzichten op pand- en portefeuilleniveau.

Stap 2: Dashboards en rapportages

Na afronding van de eerste stap zijn in samenwerking met de gemeente diverse dashboards en rapportages uitgewerkt. Enkele voorbeelden hiervan zijn:

De kerngegevens van de portefeuille
Een vereiste vanuit het RKC-rapport was om het bezit in beeld te brengen. Dankzij het verbeteren van de vastgoedadministratie en -informatie, alsmede het ontsluiten van de gegevens uit Planon werd dit mogelijk.

Kostprijsdekkende huur
Het doorvoeren van een kostprijsdekkende huur (KPDH) voor haar huurders was een belangrijk speerpunt voor Haarlemmermeer. Na het verbeteren van de vastgoedadministratie en -informatie zijn verschillende systematieken doorgerekend. Na het vaststellen van de gewenste rekensystematiek en het doorrekenen van de KPDH voor de gehele portefeuille werd het mogelijk om de stand van zaken én de gevolgen te visualiseren.

Vastgoedexploitatie op pand- en portefeuilleniveau
Haarlemmermeer had geen inzicht in haar vastgoedexploitatie. Na het verbeteren van de vastgoedadministratie werd dit wel mogelijk en kregen portefeuilleverantwoordelijken de mogelijkheid om te sturen. In dit specifieke voorbeeld is de realisatie van de jaarhuur weergegeven ten opzichte van de begroting. Hiermee kan de portefeuilleverantwoordelijke checken of de inkomsten in lijn zijn met de verwachting en tijdig signaleren (risico analyse).

Inzicht ten behoeve van beleidsbeslissingen
Voor het opstellen van het MAP was het van belang om onder andere de dorpshuizen en jongerencentra in beeld te brengen. Door de financiële, demografische en geografische gegevens gezamenlijk weer te geven werd inzicht verkregen in het huidige voorzieningenniveau per CBS-wijk, de kosten en de dekking. Door dit inzicht was Vastgoed samen met het Sociaal Domein in staat om invulling te geven aan het MAP voor deze voorzieningen.

Resultaat

Aandachtspunten en vragen die gedurende het proces naar voren kwamen zijn direct opgelost. De dashboards en rapportages geven inzicht in de prestaties van objecten, deelportefeuilles en de gehele portefeuille. Dit is gebruikt om te rapporteren, beter te sturen en zorgen voor een goede onderbouwing van besluiten met behulp van data.

Wil jij weten hoe wij samen jouw portefeuille kunnen weergeven zodat jij relevante inzichten verkrijgt ten behoeve van strategische besluitvorming over vastgoed? Kijk dan op deze pagina.

Geïnteresseerd in
vastgoedsturing?

Meer weten over inzicht en grip
krijgen op jouw vastgoedportefeuille?